Resumen General de Benchmarking.

Resumen General de Benchmarking.

Reseña histórica.
La historia del benchmarking es relativamente breve. En 1982, se realizó una reunión de especialistas en capacitación y desarrollo organizacional de la Corporación Xerox donde se utilizó la expresión benchmarking competitivo en la discusión sobre la inmensa diferencia que Xerox había identificado entre el desempeño de la empresa y el de sus competidores. Se identificaron estándares específicos de mediciones en áreas tales como los costos de producción, tiempo de los ciclos, costos de operaciones, precios de ventas al por menor y características de los productos, y el rendimiento de los productos Xerox se clasificó con respecto a los principales competidores en el mercado, según dichos parámetros.
Definición de Benchmarking.
Es el proceso continuo de medir productos, servicios y prácticas contra los competidores más duros o aquellas compañías reconocidas como líderes en la industria. Adicionalmente existen dos proverbios que explican el significado del benchmarking. Uno de ellos es de origen chino "Si usted conoce a su enemigo y se conoce a sí mismo, no tiene por qué temer el resultado de 100 batallas" y el segundo se originó en Japón y proviene de la palabra Dantotuzu que significa "luchar por ser el mejor de los mejores".
Tipos de Benchmarking.
Benchmarking Interno.
Muchas organizaciones comienzan sus actividades de benchmarking comparando acciones internas La compañía no da por sentado que descubrirá "las mejores prácticas comerciales con este esfuerzo, pues es solamente un punto de partida para comenzar a identificar los mejores procesos en la organización". En otras palabras el proceso de benchmarking comienza por casa.
Benchmarking competitivo.
El benchmarking competitivo comprende la identificación de productos, servicios y procesos de trabajo de los competidores directos de su organización. El objetivo es identificar información específica acerca de los productos, los procesos y los resultados comerciales de sus competidores y compararlos con los de la organización.
Benchmarking funcional.
Comprende la identificación de productos, servicios y procesos de trabajo de organizaciones que podrían ser o no ser competidoras directas de su organización. El objetivo es identificar las mejores prácticas de cualquier tipo de organización que se haya ganado una reputación de excelencia en el área específica que se esté sometiendo a benchmarking.
Áreas que pueden ser sometidas al proceso de Benchmarking.
Productos y Servicios.
Productos terminados. Características del producto o servicio; tamaño, forma, plazo de entrega, canal de distribución, sistema de orientación al cliente, servicio post venta, innovaciones, etc.

Procesos de Trabajo.
Se define cómo se producen los productos o servicios y/o como reciben apoyo. Los procesos de trabajo con frecuencia se someten a Benchmarking en un esfuerzo por establecer una comprensión de los procesos de diseño, las prácticas de Investigación y Desarrollo, los procesos de producción, el diseño del sitio de trabajo, los equipos usados en la producción y en la prueba del producto, los métodos de trabajo, la aplicación de tecnologías específicas, la distribución, etc.
Funciones de Apoyo.
Comprenden procesos y procedimientos de Benchmarking que no están directamente relacionados con la producción real de productos o servicios que se les ofrecen a los consumidores externos. Estas funciones a menudo comprenden las actividades de áreas como: personas, finanzas, marketing, servicios y producción.
Desempeño Organizacional.
Comprende aquellos resultados que definen el éxito en las utilidades de una organización; costos (gastos) e ingresos (entradas). Además, los indicadores específicos del desempeño, por ejemplo, porcentajes de depreciación, costo de capital, rendimiento, rotación de activos, etc.
Estrategia.
Se extiende mucho más allá del análisis de la competencia y se enfoca en las estrategias de casi cualquier organización que se haya ganado una reputación de excelencia. Actualmente suele estar sobre un área funcional particular y no sobre la estrategia general de la industria o corporación.
Etapas de Benchmarking.
Determinar a qué se le va a hacer benchmarking.
La primera etapa del proceso es identificar a los clientes para la información del benchmarking y sus necesidades, y definir los asuntos específicos a los cuales se les va a hacer en benchmarking. Definido esto, se procede a identificar y a asegurar los recursos necesarios (por ejemplo, tiempo, presupuesto, personal) para llevar a cabo una exitosa investigación.
Formar un equipo de benchmarking.
Aunque el benchmarking puede ser conducido por individuos, la mayor parte de los esfuerzos son actividades en equipo. El proceso de escoger, orientar y dirigir un equipo es la segunda etapa importante del proceso de benchmarking, Los papeles y las responsabilidades específicas se les asignan a los miembros del equipo. Se introducen herramientas de manejo de proyectos para garantizar que las tareas de benchmarking sean claras para todas las personas involucradas y para que las etapas claves del proyecto sean identificadas.
Identificar a los socios del benchmarking.
La tercera etapa del proceso es identificar fuentes de información que se utilizarán para recopilar la información de benchmarking. Estas fuentes son empleados de organizaciones en que se practica el benchmarking, asesores, analistas, fuentes gubernamentales, literatura de negocios y comercio, informes industriales y bases de datos computadorizadas, entre otras. También se incluye en esta etapa el proceso de identificación de las mejores prácticas industriales y organizacionales.

Recopilar y analizar la información de benchmarking.
Durante esta etapa del proceso, se seleccionan los métodos específicos de recopilación de información. Es importante que los responsables de esta actividad sean expertos en estos métodos. Se contactan los socios del benchmarking, y se recopila la información de acuerdo con el protocolo establecido, y luego se resume para hacer el análisis. La información se analiza de acuerdo con las necesidades del cliente original, y se producen recomendaciones para la acción.
Actuar.
Esta etapa del proceso está influenciada por las necesidades del cliente original y por los usos de la información de benchmarking. La acción que se realiza pude oscilar entre producir un solo informe o producir un conjunto de recomendaciones para la implementación real del cambio, basado, al menos en parte, en la información recopilada durante la investigación de benchmarking. Se incluye cualquier actividad de seguimiento, incluyendo la continuación del proceso de benchmarking.
Ventajas de Benchmarking.
􀂃 Es aplicable a cualquier proceso.
􀂃 Es una excelente herramienta de mejoramiento continuo, pues exige el estudio continuo de los propios procesos de trabajo y el de otras empresas, detectado continuamente oportunidades de mejora.
􀂃 Es útil para hacer pronósticos del comportamiento de los mercados, y de los efectos de poner en práctica tal o cual estrategia, al estudiar los efectos de estrategias similares puestas en práctica por otras organizaciones.
􀂃 Es fuente de nuevas ideas para mejorar procesos y prácticas laborales.
􀂃 Ayuda a la fijación de objetivos y metas, al establecer estándares, o modelos con los cuales compararse se da a la organización un norte hacia el cual dirigirse.
􀂃 Ayuda a la planificación estratégicas de las organizaciones, pues es una herramienta útil para recopilar información sobre el mercado meta, los requerimientos financieros, lo más avanzado en los productos o servicios, etc.
􀂃 Es una buena herramienta para reunir información necesaria sobre el desempeño para cambiar los procesos vitales de la organización. Permite a las mismas invertir en un proceso de aprendizaje y aplicar lo que aprendieron directamente a los problemas de su negocio.
􀂃 Nos permite tomar decisiones a base de hechos y no de intuición.
Desventajas de Benchmarking.
􀂃 Alto costo
􀂃 Se requiere recurso humano capacitado
􀂃 Proceso largo, continuo, que requiere muchas horas hombre.
􀂃 No es un proceso que deba elegirse cuando se investigan cuestiones rutinarias o de baja o mediana importancia, debe reservarse a cuestiones de importancia vital, que impacte significativamente el desempeño final de la organización.

Factores críticos para el éxito de Benchmarking.
􀂃 Benchmarking no es un mecanismo para determinar reducciones de recursos.
􀂃 Benchmarking no es una panacea o un programa.
􀂃 Benchmarking no es un proceso de recetas de libros de cocina que sólo requieran buscar los ingredientes y utilizarlos para tener éxito.
􀂃 Benchmarking es un proceso de descubrimiento y una experiencia de aprendizaje.
􀂃 Benchmarking no sólo es una moda pasajera, sino que es una estrategia de negocios ganadora.
􀂃 Benchmarking es una nueva forma de hacer negocios.
􀂃 Es un nuevo enfoque administrativo.
􀂃 Es una estrategia que fomenta el trabajo de equipo al enfocar la atención sobre las prácticas de negocios para permanecer competitivos más bien que en el interés personal, individual.
Conclusiones de Benchmarking.
􀂃 Benchmarking es investigación seria y ordenada.
􀂃 Benchmarking no son simples averiguaciones.
􀂃 Benchmarking es un proceso continuo que debe ser adoptado como una forma habitual de mejorar la calidad y la productividad de la empresa.
􀂃 Benchmarking no es un trabajo puntual. El esfuerzo para aprenderlo exige una continuidad.
􀂃 Benchmarking es tiempo para aprender el sistema, recoger la información, analizarla y sacar conclusiones válidas para su empresa.
􀂃 Benchmarking no es rápido, para Buenos resultados es preciso tiempo.
􀂃 Benchmarking es disciplina para cumplir los pasos uno a uno.
􀂃 Benchmarking no es fácil requiere aprendizaje y conocimientos profundos.
􀂃 Benchmarking es aprendizaje. Aprender de los mejores para mejorar.
􀂃 Benchmarking no es imitación ni copia, ni mucho menos espionaje. Es una técnica para aprender y traducir las características y necesidades de cada empresa.
􀂃 Benchmarking es para mejorarlo todo, cualquier actividad de la empresa puede ser objeto de un estudio de benchmarking.
􀂃 Benchmarking no es una moda. Es una disciplina que debe utilizarse en la empresa como se utiliza otras muchas. Cada técnica tiene una aplicación específica y Benchmarking también.